نکات کاربردی در مورد نرم‌افزار Word

بعید است کسی کاربر کامپیوتر باشد و با نرم‌افزار Word (ورد) مایکروسافت کار نکرده باشد.

بعضی در بی گمان ابتدایی با این نرم‌افزار جامع و مهم آشنا هستند و برخی هم در مرز مترقی از آن بهره می‌برند اما در هر نرم‌افزاری بخصوص نرم‌افزار پیچیده‌ای مثل ورد دائم نکات کوچک، اما کاربردی یافت می‌شود که دانستن‌شان در مواقع ضروری به شغل می‌آید. چند نمونه از این نکات را مطرح می‌کنیم.

اجرای وُرد در حالت امن (Safe Mode)

آیا می‌دانید همانندگی ویندوز و ورد در چیست؟ هر دو می‌توانند در حالت امن بالا بیایند! شدنی است بپرسید اجرای ورد در حالت امن چه کاربردی دارد؟ احد از کاربردهای این مورد، وقتی است که گرد از افزونه‌های آن بدرستی عمل نکند و با هر بار اجرای نرم‌افزار برای شما دشوار برپایی کند. کاربرد سایر وقتی است که می‌خواهید وُرد را بدون هیچ‌ یک از تغییراتی که در تنظیمات آن داده‌اید، اجرا کنید.

برای اجرای ورد در حالت امن، دو راه وجود دارد:

کلید CTRL را نگه‌ دارید و روی آیکون برنامه بزنید. کلید را همین‌طور پایین نگه‌ دارید تا دیالوگ حالت امن نمایش دیتا شود. با تائید این دیالوگ، ورد به چهره امن اجرا می‌شود. گذرگاه دیگر این است که از منوی استارت، برنامه‌ Run را باز کنید (یا با میانبر Win + R) و با تایپ عبارت winword /safe کلید Enter را بزنید لغایت به حالت امن ورد بروید. هنگامی که ورد در حالت امن باشد، در عنوان آن عبارت Safe Mode در پرانتز تألیف شده است. برای خروج از این حالت هم بس است ورد را ببندید و بار دیگر آن را باز کنید تا در حالت عادی اجرا شود.

copy و paste بدون دست زدن به کلیپ‌برد

سناریویی که بسیار قبل می‌آید این است که شما مطالب خاصی را از نرم‌افزار دیگری در کلیپ‌برد دارید که لازم است در جای پسندیده paste کنید. حال که این وسط در سند ورد هم می‌خواهید تکه متنی را از جایی به جای سایر جابه‌جا یا کپی کنید! راه‌حل چیست؟ خوشبختانه ورد راهکاری برای جابه‌جایی بدون تغییر کلیپ‌برد دارد.

برای سپریدن این کار، قسمتی از متن را که می‌خواهید move یا کپی برگزیدن کنید. سپس همان‌طور که این سرنوشت به صورت انتخاب‌ شده است، ماوس را به جایی ببرید که می‌خواهید متن به آنجا برود. اما هنوز کلیک نکنید:

برای جابه‌جا کردن (move) متن انتخاب ‌شده، کلید CTRL را نگه دارید و در جای جدید کلیک راست کنید. غیر از این، می‌توانید کلید F2 را بزنید و بعد از کلیک در جای جدید Enter کنید.

برای کپی متن انتخاب‌ شده، کلید CTRL+SHIFT را نگه دارید و در جای جدید کلیک راست کنید. غیر از این، ترکیب ‌SHIFT+F2 را بزنید و بعد از کلیک در جای جدید، Enter را بزنید.

پیشنهاد یک وی دو :  ویژگی های ضروری و اساسی یک نرم ‌افزار حسابداری

با انجام این عمل، هیچ تغییری در کلیپ‌برد کامپیوتر به هستی نمی‌آید و مطالب پیشین کپی‌شده در آن موجود است.

صفحات ستانی و عمودی در یک سند

این نکته شاید چندان جدید نباشد، اما زیاد کاربردی است. مواقعی پیش می‌آید که شما نیاز دارید در یک سند، بعضی صفحات را به چهره افقی دربیاورید. مثلا برای این‌که یک نمودار یا جدول به صورت بهتری نمایش داده شود. اما می‌خواهید سایر صفحات به همان صورت عادی یعنی عمودی باقی باشند. البته وارونه این امر هم شدنی است پیش بیاید و بخواهید در سندی که تمام صفحات ستانی است، یک یا چند صفحه‌ خاص، جهت متفاوتی داشته باشد.

برای این کار، آغاز متن (جدول، تصویر یا …) صفحه‌ای را که می‌خواهید جهتش را تغییر بدهید، گزینش کنید. حال در نوار بالا به تب Page Layout بروید و از دسته Page Setup روی گزینه‌ Margins کلیک کنید. سپس از منوی آن، گزینه‌ آخر یعنی Custom Margins را گزینش کنید.

در پنجره‌ بازشده و در تقسیم جهت، جهتی را که می‌خواهید گزینش کنید. اما قبل از آن‌که تائید کنید، در تقدیر :Apply to که در پایین پنجره قرار دارد، باره Selected text را برگزیدن کنید و کلید OK را بزنید. می‌بینید آن صفحه تغییر جهت می‌دهد.

دقت داشته باشید اگر فقط قسمتی از متن یک صفحه را گزینش کنید و تغییر جهت را اتمام دهید، ورد تمام آن صفحه را تغییر جهت نمی‌دهد، بلکه همان تکه متن را در صفحه‌ای جداگانه با جهت موردنظر قرار می‌دهد.

یافتن آنهایی که خاص هستند!

پیدا کردن و تعویض عبارات، عملی ساده در ورد به حساب می‌آید، ولی همین عمل ساده می‌تواند زیاد نیرومند و کارا هم باشد. مثلا شما می‌توانید تمام مواردی را در متن که یک فونت ویژه دارند پیدا کنید و فونت آنها را با فونت دیگری جایگزین کنید یا تمام کلمات انگلیسی را در یک متن فارسی بیابید و فرمتشان را تغییر دهید!

برای سپریدن این کار، نخست ترکیب کلیدهای CTRL+H را بزنید الی پنجره‌ Find and Replace مفتوح شود. سپس بدون وارد کردن هیچ متنی در فیلد Find فقط روی آن کلیک کنید لغایت نشانگر متن در آن قرار گیرد. حال، روی کلید««More بزنید الی گزینه‌های اغلب باز شود.

در این تقسیم مفتوح شده، با کلیک روی دکمه‌ Format می‌توانید مواردی را که می‌خواهید پیدا شود، گزینش کنید. مثلا اگر می‌خواهید تمام قسمت‌های با فونت خاصی را پیدا کنید، گزینه‌ Font را بزنید و از لیست فونت موردنظرتان را برگزیدن کنید. حال با زدن Enter، مواردی که این فونت را دارند پیدا می‌شود.

اگر بخواهید علاوه بر پیدا کردن، جایگزینی فرمت‌ها را هم سپریدن دهید، روند اشاره شده را تکرار کنید، ولی این‌بار پس از برگزیدن فرمت اول روی فیلد Replace کلیک کرده و فرمت جدید را به همان چهره قبلی گزینش کنید. حال با زدن دکمه‌ Replace All، تمام موارد به فرمت جدید درخواهند آمد.

پیشنهاد یک وی دو :  ویژگی های ضروری و اساسی یک نرم ‌افزار حسابداری

متون مخفی

فرض کنید سندی را می‌خواهید در دو نسخه چاپ کنید که در یک نسخه بخشی از متن وجود ندارد. یا امتحانی را طرح می‌کنید و می‌خواهید در پاسخنامه، پاسخ‌ها هم در پایین سوالات هستی داشته باشد.

موارد دیگری هم احتمالا به ذهن‌تان می‌رسد که لازم است قسمتی از متن در چاپ نهان باشد. در این مواقع، نیازی نیست دو نسخه از سندتان جاسازی کنید، ورد راهکاری برای شما دارد: متن‌های مخفی (Hidden Text).

مخفی کردن متن عملا افکتی مشابه زیرخط‌ یا ایتالیک به احصاییه می‌آید که با گزینش متن می‌توانید روی آن اعمال کنید. اما این افکت (احتمالا به دلیل ذات مخفی‌اش!) در کنار بقیه نیست. برای نهان کردن یک متن (پس از برگزیدن آن)، روی پیکان کوچک گوشه‌ سرنوشت Font در تب Home کلیک کنید. در پنجره‌ بازشده و از دسته Effects، تیک Hidden را بزنید.

برای نمایش متون مخفی، در تنظیمات اصلی ورد، به تقدیر Display بروید و در دسته …Always show these تیک متون نهان را بزنید. توجه کنید ورد در حالت پیش‌فرض، متون نهان را در چاپ نمایش نمی‌دهد. برای تغییر این قضیه (مثلا برای چاپ پاسخنامه)، در همان تنظیمات اصلی و قسمت Display، در بخش Printing Options تیک باره Print hidden text را بگذارید

جابه‌جایی میخی!

یکی از قابلیت‌های جالب و البته ناشناخته‌ ورد، امکانی است به اسم میخ (Spike). میخ الی حدی شبیه کلیپ‌برد است، با این تفاوت که کلیپ‌برد تنها اجازه‌ به کارگیری یک قطعه متن را در آن واحد می‌دهد، ولی با میخ می‌توانید چند قطعه متن را که لزوما پشت سر هم نیستند یکجا کپی یا جابه‌جا کنید. می‌پرسید چرا میخ؟ چه بسا دیده باشید جا برگه‌هایی قدیمی که به صورت یک میخ بود و برگه‌ها را در آن فرو می‌کردند. این از آنجا آمده است!

برای این‌که تکه متنی را به میخ اضافه کنید، آن را گزینش کرده سپس ترکیب کلیدهای CTRL+F3 را بزنید. با این پیشه متن cut شده و به میخ افزوده می‌شود.

متأسفانه میخ قابلیت کپی ندارد و اگر می‌خواهید متن همانجا بماند، بعد از اضافه کردن آن، CTRL+Z را بزنید لغایت متن به جای خود برگردد. با این‌ شغل تغییر در میخ رخ نخواهد داد.

با همین روند می‌توانید چند قطعه متن را به میخ اضافه کنید. اما چگونه این اطلاعات را paste کنیم؟ برای این‌کار کافی است در جای جدید (یا فایل جدید)، ترکیب CTRL+SHIFT+F3 را بزنید لغایت هر آنچه به میخ کشیده‌اید paste شود!

 

پاسخ دهید